Kontrolle behalten, Erfolg sichern
Proaktiv vs. Reaktiv – Was bedeutet das für Ihr Projektmanagement?
Proaktiv handeln bedeutet, zukünftige Herausforderungen vorauszusehen, gezielt zu planen und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen. Der Duden definiert den Begriff als:
„Durch differenzierte Vorausplanung und zielgerichtetes Handeln die Entwicklung eines Geschehens selbst bestimmend und eine Situation herbeiführend.“
Das Gegenteil davon ist reaktives Verhalten – also das bloße Reagieren auf äußere Einflüsse, ohne eigene Gestaltungsmacht. Laut Duden beschreibt dies ein „psychisches Verhalten, das unmittelbar durch Umweltreize bedingt ist.“
Im Projektmanagement bedeutet das:
❌ Reaktive Projektmanager sind ständig mit Problemen beschäftigt, rennen Krisen hinterher und verlieren die Kontrolle.
✅ Proaktive Projektmanager haben das Steuer in der Hand – sie identifizieren Risiken frühzeitig, setzen klare Maßnahmen um und führen Projekte mit Weitsicht und Strategie zum Erfolg.
Lassen Sie uns anhand von drei zentralen Bereichen zeigen, wie proaktives Handeln Ihre Projektergebnisse optimiert und Ihnen die volle Kontrolle sichert.
1. Proaktives Kundenengagement – Stakeholder einbinden und steuern
Ihre Kunden und Auftraggeber investieren Geld und erwarten geschäftlichen Mehrwert – doch nicht immer ist ihr Engagement so hoch, wie es sein sollte. Manche Sponsoren haben zahlreiche andere Verpflichtungen oder das Projekt wurde ihnen ohne Eigeninitiative zugewiesen.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Stakeholder aktiv bleiben?
✅ Initiative ergreifen: Warten Sie nicht darauf, dass sich Kunden oder Steering Committees von selbst einbringen. Suchen Sie gezielt den Kontakt.
✅ Wichtige Informationen mundgerecht aufbereiten: Präsentieren Sie Daten, die für Ihre Stakeholder relevant sind, prägnant und visuell verständlich.
✅ Den Nutzen klar herausstellen: Zeigen Sie, wie das Projekt zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Falls diese Maßnahmen nicht greifen, bleibt als letzter Schritt eine strukturierte Eskalation. Dabei gilt: Hierarchien respektieren! Direktes Übergehen von Personen kann langfristig negative Konsequenzen haben.
Fazit: Ein gut informierter, eingebundener Stakeholder wird sich aktiver für Ihr Projekt engagieren – und damit zu seinem Erfolg beitragen.
2. Proaktives Risikomanagement – Probleme lösen, bevor sie entstehen
Viele Projektmanager behandeln Risikomanagement als Pflichtübung – das Risk Register wird mit Standardphrasen gefüllt, doch echte Maßnahmen bleiben aus. Dabei gilt:
🚨 Probleme sind keine Überraschungen – sie kündigen sich an!
Die besten Projekte sind jene, in denen Risiken aktiv identifiziert, bewertet und gemindert werden.
✅ Nicht nur Risiken auflisten, sondern konkrete Maßnahmenpläne entwickeln
✅ Alternativlösungen bereitstellen, bevor ein Problem eskaliert
✅ Monetäre und zeitliche Auswirkungen vorab analysieren
📌 Beispiel:
In einem Projekt war ich skeptisch bezüglich der Zuverlässigkeit der Testinfrastruktur. Daher investierte ich vorsorglich in eine Backup-Lösung in einem zweiten Rechenzentrum. Als beim UAT-Test tatsächlich ein Ausfall eintrat, konnten wir sofort umschalten – ohne Zeitverlust oder Mehraufwand.
✅ Das war kein Glück – das war Vorbereitung.
Fazit: Erfolgreiche Projektmanager lösen nicht nur Probleme – sie verhindern sie.
2. Proaktives Risikomanagement – Probleme lösen, bevor sie entstehen
Budgetierung ist eine zentrale Herausforderung im Projektmanagement. Zu oft wird sie vernachlässigt, bis Probleme unlösbar erscheinen.
Ein proaktiver Ansatz bedeutet:
✅ Budgetprognosen regelmäßig überprüfen und frühzeitig anpassen
✅ Kostentreiber identifizieren und gegensteuern, bevor Engpässe entstehen
✅ Ressourcen flexibel umschichten, um Budgetrisiken zu minimieren
📌 Beispiel:
Wenn im Systemtest überdurchschnittlich viele Fehler auftreten, ist es sehr wahrscheinlich, dass auch der UAT-Test mehr Ressourcen benötigt. Anstatt überrascht zu werden, sollte das Budget bereits im Vorfeld angepasst werden.
✅ Stellen Sie frühzeitig Change Requests (CR), wenn Mehrbedarf absehbar ist.
✅ Vermeiden Sie Last-Minute-Entscheidungen, die kaum noch Spielraum lassen.
Fazit: Wer Budgetprobleme früh erkennt und aktiv gegensteuert, bleibt flexibel und handlungsfähig.
Zusammenfassung – Warum proaktives Projektmanagement entscheidend ist.
Die Kontrolle über ein Projekt behalten Sie nur durch proaktives Handeln.
Reaktives Projektmanagement führt zu:
❌ Ständige Krisenbewältigung
❌ Unvorhergesehene Budgetengpässe
❌ Frustrierte Stakeholder
Proaktives Projektmanagement bedeutet:
✅ Planung mit Weitblick
✅ Klare Strategie statt hektischer Problemlösungen
✅ Effektive Ressourcensteuerung
✅ Nachhaltiger Projekterfolg
Wer nur Feuer löscht, ist zu einem anderen Zeitpunkt nur noch damit beschäftigt. Wer vorausschauend handelt, bleibt Herr der Lage.
Erfolgreiche Projekte basieren nicht auf Glück – sondern auf Strategie, Weitsicht und kluger Planung. 🚀
