Zeitverdrödeln mit Tools und Workflows: Die Falle des persönlichen Wissensmanagements
Persönliches Wissensmanagement ist ein faszinierendes Thema. In den letzten Jahren haben Tools wie Obsidian, Roam, Logseq oder Notion die Art und Weise, wie wir Informationen organisieren, revolutioniert. Die Idee, Notizen nicht nur linear abzulegen, sondern sie intelligent zu verknüpfen und ein „zweites Gehirn“ aufzubauen, verspricht mehr Effizienz und bessere Arbeitsergebnisse.
Doch viele geraten dabei in eine Falle: Sie verbringen mehr Zeit mit der Optimierung ihrer Systeme als mit der eigentlichen Arbeit. Was wie eine sinnvolle Vorbereitung erscheint, ist oft eine moderne Form des Aufschiebens – nennen wir es Aufschieben 2.0. Und das macht es besonders tückisch.
Prokrastination – ein sperriges Wort für ein alltägliches Problem
In der Bildungssprache wird das Aufschieben oft als Prokrastination bezeichnet. Das klingt gelehrt, ist aber im Alltag kaum gebräuchlich und wirkt unnötig sperrig. Dabei beschreibt es ein Phänomen, das jeder kennt: Wichtige Aufgaben werden vertagt, während stattdessen scheinbar produktive Nebentätigkeiten erledigt werden. Ich bevorzuge daher den Begriff Aufschieben 2.0 – eine moderne, oft gut getarnte Variante des klassischen Zeitverdrödelns, die sich besonders im digitalen Wissensmanagement zeigt.
Produktivität oder Aufschieben 2.0?
Klassisches Aufschieben ist leicht zu erkennen: Netflix schauen statt arbeiten oder Videospiele spielen, während wichtige Mails unbeantwortet bleiben. Diese Art des Aufschiebens führt oft zu Schuldgefühlen.
Anders ist es beim Aufschieben 2.0. Hier fühlt man sich produktiv, obwohl kein echter Fortschritt erzielt wird. Endlose Recherche, das Perfektionieren von Notizen oder ausufernde Planung vermitteln ein Gefühl der Sinnhaftigkeit – doch am Ende steht wenig greifbares Ergebnis.
Und genau hier fällt für viele das persönliche Wissensmanagement hinein:
• Es gibt das Gefühl, schlau zu sein. Neue Tools und Funktionen erwecken den Eindruck, man hätte eine bahnbrechende Entdeckung gemacht. Man verfeinert sein System immer weiter, ohne dass es zu besseren Ergebnissen führt.
• Es erzeugt die Illusion von Fortschritt. Ständig neue Verknüpfungen anlegen, Notizen strukturieren, Tags überarbeiten – all das kann sich nach Arbeit anfühlen, ist aber oft reines Selbstbeschäftigungsprogramm.
• Es hält von der eigentlichen Arbeit ab. Wer ewig am perfekten Wissensmanagement feilt, arbeitet an seinem System – aber nicht an seinen eigentlichen Projekten.
Fünf Prinzipien für einen sinnvollen Umgang mit persönlichem Wissensmanagement
Wie lässt sich verhindern, dass das persönliche Wissensmanagement zu Aufschieben 2.0 wird? Hier sind fünf pragmatische Prinzipien:
1. Ein Tool wählen – und dabei bleiben
Der Drang, immer das perfekte Tool zu finden, ist verführerisch. Man wechselt von Evernote zu Notion, von Notion zu Obsidian, von Obsidian zu Roam – und beginnt immer wieder von vorne. Doch das ist keine Produktivitätssteigerung, sondern reines Zeitverdrödeln.
➡ Tipp: Entscheide dich für ein Tool und bleibe mindestens sechs Monate dabei. Setze dir eine klare Regel: „Ich wechsle nur, wenn mein aktuelles Tool mich objektiv ausbremst – nicht, weil ein neues glänzendes Feature lockt.“
Der entscheidende Punkt ist: Das Tool ist nicht wirklich wichtig – du musst damit zurechtkommen, und es sollte einfach sein. Es gibt unzählige Produktivitäts-Apps, aber keine davon erledigt die Arbeit für dich. Wie es so treffend heißt:
„A fool with a tool is just a fool.“
Ein komplexes System macht niemanden produktiver, wenn es mehr Zeit kostet, als es einbringt. Im beruflichen Umfeld hat sich bei mir ein elektronisches Notizbuch bewährt – simpel, leicht zugänglich und effizient. Egal, ob es OneNote, Apple Notes oder eine einfache Markdown-Datei ist: Entscheidend ist, dass es funktioniert und die eigentliche Arbeit unterstützt, anstatt sie zu ersetzen.
2. Vertraue deinem Gehirn
Viele Menschen glauben, sie müssten sich zu allem Notizen machen, um nichts zu vergessen. Doch das ist eine Illusion. Unsere besten Ideen entstehen oft nicht durch perfektes Notieren, sondern in zufälligen Momenten – beim Spazierengehen, unter der Dusche oder beim Kaffeetrinken.
➡ Tipp: Nutze dein Notizsystem zur Unterstützung, aber nicht als Krücke. Vertraue darauf, dass die wirklich wichtigen Erkenntnisse sich festsetzen, ohne dass du alles minutiös dokumentieren musst.
Eine der besten Methoden, um das eigene Denken zu unterstützen, ist die MindMap. Sie bildet Gedanken nicht linear, sondern visuell und vernetzt ab – genau so, wie unser Gehirn arbeitet. Während klassische Notizen oft eine starre Struktur haben, erlaubt eine MindMap, Assoziationen frei zu entfalten. Dadurch aktiviert sie verschiedene Bereiche des Gehirns gleichzeitig, was das Erinnern erleichtert und neue Verknüpfungen schafft.
Ein weiterer Vorteil: MindMaps helfen dabei, vorhandenes Wissen zu Tage zu fördern. Jeder hat das schon erlebt – man grübelt über ein Problem nach und findet einfach keine Lösung. Doch sobald man beginnt, die Gedanken in einer MindMap zu skizzieren, kommen plötzlich Erinnerungen an Gelesenes, Gespräche oder eigene Erfahrungen zurück.
Studien bestätigen die Wirksamkeit von MindMaps. So zeigt eine Untersuchung, dass MindMaps die Fähigkeit zur Informationswiedergabe verbessern können. Quelle: PubMed
3. Arbeite projektbasiert
Ein klassischer Fehler ist es, wahllos Notizen zu machen, ohne ein konkretes Ziel.
➡ Tipp: Statt einfach Wissen anzuhäufen, solltest du Notizen immer an konkrete Projekte koppeln.
4. Arbeite zuerst, optimiere später
Donald Knuth schrieb:
„Premature optimization is the root of all evil.“
Dieses Prinzip lässt sich eins zu eins auf das persönliche Wissensmanagement übertragen.
➡ Tipp: Verbringe maximal 10 % deiner Zeit mit Organisation und 90 % mit echter Arbeit. Falls du mehr Zeit mit Sortieren als mit Produzieren verbringst, bist du in die Optimierungsfalle geraten.
5. Setze klare Grenzen
➡ Tipp: Setze dir feste Zeiten:
• „Ich verbringe maximal 30 Minuten pro Tag mit Notizen.“
Diese Grenzen helfen dir, dein System als Werkzeug zu nutzen – und nicht als Endlos-Baustelle.
Smartlook: Dein Werkzeug für effiziente Organisation
Ein gutes Wissensmanagement und eine effektive Selbstorganisation sind entscheidend, um produktiv zu arbeiten und den Fokus nicht zu verlieren. Genau hier setzt Smartlook an – eine Methode, die darauf ausgerichtet ist, Abhängigkeiten und Risiken zwischen Projekten sichtbar zu machen. Statt sich in unzähligen Notizen oder komplizierten Systemen zu verlieren, hilft Smartlook dabei, klare Strukturen zu schaffen, Informationen effizient zu verknüpfen und den Überblick zu bewahren.
Im Gegensatz zu vielen gängigen Methoden des persönlichen Wissensmanagements konzentriert sich Smartlook nicht auf die bloße Sammlung von Informationen, sondern auf deren direkte Nutzbarkeit. Es unterstützt dabei, Wissen gezielt einzusetzen, Entscheidungsprozesse zu verbessern und Aufgaben logisch zu priorisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch, dass man sich in überflüssigen Details verliert oder in die Falle des Aufschiebens 2.0 gerät.
Ein weiterer Vorteil: Smartlook lässt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen – ob für persönliche Projekte, Teamarbeit oder strategische Unternehmensplanung. Durch die gezielte Visualisierung von Zusammenhängen ermöglicht es, unbekannte Risiken frühzeitig zu erkennen und Aufgaben sinnvoll zu priorisieren. Das bedeutet weniger Chaos, weniger Zeitverdrödeln – und mehr echte Ergebnisse.
Egal ob im beruflichen Kontext oder bei der persönlichen Projektplanung: Smartlook unterstützt dich dabei, produktiv zu bleiben, ohne in die Falle des Perfektionismus oder der ständigen Optimierung zu tappen. Es ist ein Werkzeug, das den Unterschied zwischen endloser Planung und tatsächlicher Umsetzung macht – damit Wissen nicht nur verwaltet, sondern aktiv genutzt wird.
